¿Cómo potenciar oficinas con Living Office®?

La antigua oficina de Harry’s era básicamente un taller cavernoso, un loft de 280 m² en el barrio de SoHo en Nueva York. El espacio funcionó bastante bien durante el comienzo de la empresa. La oficina abierta era propicia para la interacción y, dado que no había muchos empleados, había espacio suficiente para que las personas se alejen del bullicio. Pero la empresa creció y se convirtió en un equipo de 65 personas, y el lugar de trabajo perdió su encanto. Los analistas difícilmente podían leer las hojas de cálculo, rodeados de representantes de servicio al cliente que conversaban sin parar y de muestras de productos y materiales de embalaje que abarcaba toda el área de recepción.

Ineficacia: El costo de ingeniárselas

Incomodados por el murmullo penetrante de la conversación y la actividad, algunas personas buscaban refugio en el corredor externo y los huecos de las escaleras para entablar conversaciones privadas y llamadas telefónicas. Las reuniones eran otro inconveniente. Con solo dos salas de conferencias para compartir, las personas se veían forzadas a reunirse en el montacargas.

Era mucho más que el inconveniente de reunirse en los ascensores que impulsó que la empresa buscara nuevas instalaciones. La oficina de Harry’s estaba inhibiendo la creatividad colaborativa que había ayudado en el crecimiento en los comienzos cuando dos hombres se unieron con la idea de mejorar la experiencia del afeitado hasta convertirse en un boom comercial.

it_cs_harrys_01.jpg.rendition.1920.1920

“La oficina estaba afectando la eficacia de los empleados. Perdíamos horas enteras enviando y respondiendo correos electrónicos para planificar reuniones en la única sala de conferencias. Y con el almacenamiento limitado, colocado alejado del espacio de trabajo, la gente daba vueltas en círculos para completar tareas simples” dice Jeff Raider, cofundador y co-Director General de Harry’s.

Nueva perspectiva a través del descubrimiento

Había llegado el momento de ocupar una nueva instalación, y de adoptar una nueva manera de pensar sobre el trabajo. Harry’s trabajó con Studio Tractor y Herman Miller para diseñar el nuevo espacio de 2415 m². Y dado que Harry’s quería evitar las dificultades que tenía en el espacio anterior, la empresa recurrió a Herman Miller y su estructura Living Office® para comprender mejor las maneras en que trabaja la gente, identificar los tipos de esquemas que podrían respaldar sus actividades, y crear un lugar de trabajo del que todos estuvieran orgullosos.

Para comenzar este viaje, Herman Miller guió a Harry’s a través del Proceso de detección de Living Office, que ayuda a las empresas a identificar su objetivo, impulsores económicos, carácter y actividades. Esto permite que una organización y sus socios comerciales prioricen los esquemas que mejor respaldarán las necesidades de las personas y el negocio, y a crear un lugar de trabajo con la combinación adecuada de esos espacios.

Un gráfico de barras que compara cómo los empleados de Harry perciben su productividad antes y después de mudarse a un nuevo espacio Living Office.

Un gráfico que muestra la productividad de los empleados antes y después de una nueva configuración de oficina.

Los líderes de la empresa empezaron el proceso a través de la identificación de los principales objetivos a nivel organización que esperaban que les permitieran avanzar en el lugar de trabajo. Entre ellos se incluía la promoción del intercambio de conocimiento, mayor eficacia y atracción y retención de los principales talentos.

A continuación, los grupos de opinión de los empleados se reunieron para identificar los aspectos del carácter de la organización —si era más formal o informal, uniforme o diversa— e identificaron y priorizaron las actividades de trabajo diarias. Los grupos de opinión revelaron algunas sorpresas.

La primera revelación fue el deseo del personal con respecto a la organización y su oficina: deseaban que su carácter sea más formal. Luego de trabajar en una oficina abierta, caótica, que no respaldaba sus actividades, los empleados de Harry’s anhelaban tener más estructura, organización y eficacia.

Un segundo descubrimiento, igual de importante, fue que el espacio no soportaba la amplia variedad de actividades que los empleados realizaban durante el día: crear productos nuevos, responder correos electrónicos y llamadas telefónicas, entablar conversaciones rápidas y más prolongadas, y resolver problemas juntos, para nombrar algunas.

Esquemas adecuados, dispuestos correctamente

Este tipo de conocimientos ayudó a Harry’s y al equipo de diseño de Studio Tractor a transformar la nueva oficina en un entorno diverso con esquemas que podrían respaldar una amplia variedad de actividades, nada sencillo en el espacio cavernoso de Harry’s. “En 2415 m², la clave es comprobar que el espacio no se parezca a un pueblo fantasma”, dice Mark Kolodziejczak, arquitecto de Studio Tractor. “Living Office ofrece diferentes esquemas que respaldan diferentes actividades. Los esquemas están dispersos, pero permiten que las actividades se desarrollen con una proximidad significativa entre sí”.

it_cs_harrys_10.jpg.rendition.1280.1280

Los empleados ahora tienen Meeting Spaces (Espacios de reunión) formales donde pueden presentar a los posibles inversores, pequeñas Coves (Bahías) para conversaciones informales y Hives (Colmenas) bulliciosas donde los representantes de atención al cliente pueden procesar correos electrónicos o entablar conversaciones rápidas con colegas. En el esquema Clubhouse (Casa club), los diseñadores gráficos pueden crear juntos muy fácilmente. Y si la tarea requiere silencio, las personas pueden instalarse en Havens (Refugios), habitaciones cerradas que son perfectas para realizar llamadas telefónicas o pensar sobre problemas.

it_cs_harrys_09.jpg.rendition.1280.1280

Con toda esta variedad y la libertad de trabajar en los esquemas que mejor se adapten a sus necesidades, los empleados de Harry’s estaban muy entusiasmados por mudarse al nuevo espacio. Pero la verdadera prueba llegó seis meses más tarde, cuando Herman Miller cotejó los datos para determinar si esos esquemas realmente estaban ayudando al personal a conectarse más fácilmente y ser más eficaces. Por ese motivo, Herman Miller realizó una sólida investigación sólida en el sitio, utilizando diversos métodos como la observación en el sitio y vastas encuestas entre los líderes y el personal.

Un gráfico que muestra los sentimientos de los empleados sobre las reuniones improvisadas.

Más espacio para los aciertos

Los esquemas no son lo único que permite que las personas trabajen mejor juntas. Los pasillos y las áreas abiertas que cubren el 58% de la distribución también les permiten conectarse. Estas zonas conectivas brindan más oportunidades para moverse, encontrarse y compartir ideas, mucho más que en su ubicación anterior, donde solo el 37% de la distribución estaba dedicado a la circulación.

“En el último espacio, sentía que la gente no se movía porque no tenía opciones, o que se trasladaba por desesperación”, dice Rachel Peck, Gerente de personal. “Aquí hay opciones y flexibilidad”.

it_cs_harrys_05.jpg.rendition.1280.1280

La cercanía fomenta la eficacia

Al comienzo del proyecto, el equipo de liderazgo de Harry’s también había identificado “Mayor eficacia” como un impulsor comercial importante. Esta prioridad estaba estrechamente relacionada con el deseo del personal de un flujo de trabajo estructurado y uniforme, que se expresó durante el proceso de detección. La nueva distribución, organizada y eficaz, está convirtiendo este deseo en realidad.

La encuesta de empleados revela que la gente percibe este nuevo nivel de eficacia. Solo el 29% de las personas dijeron que en la oficina anterior trabajaban productivamente, pero ahora el 70% considera que el nuevo espacio los ayuda a hacer su trabajo más rápido y mejor.

Un gráfico que muestra configuraciones de trabajo adicionales agregadas después de una renovación.

Dar vida a la marca

Cuando caminas por la nueva oficina de Harry’s —brillante, abierta, vibrante pero no caótica— es fácil creer que el nuevo espacio ayudará a la empresa a mover el indicador a su tercer impulsor comercial: atraer y retener a los principales talentos. Cualquier persona que visite el espacio comprenderá claramente el tipo de empresa para el que está trabajando. La marca y la cultura de Harry’s se evidencian en opciones de diseño de gran tamaño y también en detalles pequeños, desde un área de exhibición con afeitadoras de colores brillantes, frascos de crema, loción para afeitar, hasta un toque del azul del logo en las patas de los escritorios.

it_cs_harrys_08.jpg.rendition.1280.1280

La encuesta de empleados también subrayó este sentimiento. Antes de la mudanza, solo el 47% de los empleados estaba orgulloso de traer visitantes a la oficina. En el nuevo espacio, el 98% dice que siente orgullo al traer a alguien de visita.

Preparado para el crecimiento

No es que el nuevo lugar de trabajo sea perfecto. Harry’s ha tenido que solicitar mobiliario adicional para respaldar el crecimiento de su personal y realizar algunos ajustes en el diseño para que se adapte mejor al flujo de trabajo del personal, pero de eso se trata Living Office. Es un sistema para crear entornos con una variedad de esquemas determinados que pueden crecer y cambiar con la misma naturalidad que los usuarios que los ocupan.

“En gran medida, siento como si tuviésemos una Living Office, una oficina viviente”, dice Raider. “Sé que la palabra «viviente» tiene muchos significados. Creo que uno es una oficina en la que sentimos que podemos vivir y que acentúa la acción y la vitalidad en el modo en que interactuamos. Otro de los aspectos es que podemos evolucionar constantemente y que podemos aprender. Y eso está muy alineado con el modo en que pensamos sobre el crecimiento de nuestro negocio. Realmente nos entusiasma hacer de esto una Living Office“.

Si deseeas leer este artículo completo u obtener más datos, ingresa a Herman Miller aquí.

Fuente: Herman Miller.

FE19_MKT

 

 

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s